إدارة وفن العلاقات العامة دروس ....

واليكم الدرس الثاني : .....

الأسس التي تستند عليها العلاقات العامة .

- وضع مصلحة الجماهير في المقام الأول .
2- تبني سياسات سليمة وممارستها بشكل سليم .
3- إصدار قرارات إدارية تعكس فلسفة إدارة منظمة الأعمال .
4- الاتصال ثنائي الإتجاه هو أساس العمل في العلاقات العامة .


وضع مصلحة الجماهير في المقام ألأول .


لأن مبدأ الخدمة العامة هو أساس المفهوم المعاصر للعلاقات العامة .
إذاً الهدف الأساسي للمنظمة ليس تحقيق الفائدة للملاك والمساهمين فقط ،
وإنما تحقيق الفائدة أيضاً للمستهلكين / والموردين / والموزعين / والعاملين
/ المجتمع المحيط .
ومن أجل خدمة مصالح كل هذه الفئات المختلفة .. يجب على الإدارة أن تقيم
وتديم علاقات متوازنة مع كل هذه الفئات بحيث لا تحصل فئة منهم على فائدة
على حساب فئة أخرى .



2- تبني سياسات سليمة وممارستها بشكل سليم .


يجب أن تصاغ هذه السياسات بشكل يعكس إهتمام المؤسسة بالصالح العام .
يجب أن تراعي الإدارة المسئولة عن العلاقات العامة أن تصيغ مجموعة من
السياسة العامة ( تجاه كل الجماهير التي يتأثر بأعمال المنظمة ) وتصيغ
أيضاً ( مجموعة من السياسات الخاصة بكل فئة من فئات الجماهير التي تتأثر
بها .. فينبغي أن يتوافر لديها سياسات تجاه ( العاملين / المساهمين /
الموردين / المجتمع المحلي / المجتمع الدولي / والموزعين.. إلخ ) .

- إصدار قرارات إدارية تعكس فلسفة إدارة منظمة الأعمال .


ينبغي أن يعكس الشكل الذي تمارس فيه العلاقات العامة
الفلسفة الإجتماعية التي تؤمن بها الإدارة .. والتي تترجم في شكل أفعال
أكثر منها أقوال .
فبدلاً : من إلقاء الخطب أمام العاملين وطمأنتهم ، ينبغي أن نقدم لهم الأجور المناسبة والحوافز الملائمة لظروف المعيشة .
كما أن العلاقة مع المستهلكين ينبغي التعبير عنها بإنتاج منتجات ذات جودة مناسبة وبأسعار مناسبة .
كما أن المساهمة في خدمة المجتمع ليس بالإعلانات والبيانات بل بتقديم دعم
حقيقي للمؤسسات الخيرية والتعليمية والمساهمة في إنشاء البنية الأساسية .


4- الاتصال ثنائي الإتجاه هو أساس العمل في العلاقات العامة .


المقصود هنا ذلك الاتصال من المنظمة لجماهيرها ، ومن الجماهير للمنظمة .
يجب تتبع كافة أنواع الاتصال الذي يحدث بين المنظمة وجماهيرها للبحث عن أي خلل ممكن من أجل تدراكه .
كما يجب أن تنصت إدارة المنظمة لجماهيرها وتهتم بأرائهم وتترجم بشفافية عالية كافة ما يصل إليها من معلومات وإشارات.
كما يجب ألا تنتظر أن يضج جماهيرها بالشكوى .. بل يجب أن تسعى مبكراً للكشف
عن أي شكوى ومعالجتها في مهدها .من خلال بحوث إستطلاع الرأي .

نواصل ...

الدرس الثالث ....


تطبيق (1)



طلب منك في أحد الاجتماعات أن تقدم شرح واف للوظائف المختلفة التي يمكن أن تقوم بها العلاقات العامة في منظمتك .. فماذا سوف تقول ؟


إجابة التطبيق رقم (1)



تختلف الوظائف التي تمارسها إدارات العلاقات العامة في المؤسسات والدول بإختلاف العوامل الآتية :


1- طبيعة منظمة الأعمال .
2- حجم منظمة الأعمال .
3- حجم الموارد المتاحة والمخصصة لإدارة العلاقات العامة .
4- طبيعة المناخ السياسي والاقتصادي والاجتماعي الذي تعمل فيه إدارة العلاقات العامة .
5- مدى إدراك الإدارة العليا للمنظمة للدور الذي يمكن أن تقوم به إدارة العلاقات العامة .



ولكن بصفة عامة يمكننا تقسيم وظائف إدارة العلاقات العامة إلى ثلاثة محاور رئيسية هي :

1- وظائف العلاقات العامة بالنسبة لجمهور المنظمة .
2- وظائف العلاقات العامة بالنسبة للمنظمة .
3- وظائف العلاقات العامة بالنسبة لإدارة المنظمة .


1-وظائف العلاقات العامة بالنسبة لجمهور المنظمة :


تعريف الجمهور بالمنظمة ومنتجاتها بلغة مبسطة بهدف الحصول على تأييد الجماهير للمنظمة أو أنشطتها .
شرح سياسة المنظمة للجمهور وإبلاغه بالتعديلات أو التغييرات التي تطرأ عليها بهدف قبوله إياها والتعاون معها .
مساعدة الجمهور على تكوين رأي سليم وذلك من خلال مده
بكافة البيانات والمعلومات الصحيحة والصادقة ليكون رأياً مبنياً على أساس
من الواقع والحقيقة .
التأكيد والتأكد من أن جميع الأخبار التي تنشر على الجمهور صحيحة وسليمة .
تهيئة جو صالح بين المنظمة والأفراد وبعضهم البعض داخل المنظمة .


-وظائف العلاقات العامة بالنسبة للمنظمة :


مد المنظمة بكافة التطورات التي تحدث في الرأي العام .
حماية المنظمة ضد أي هجوم يقع عليها نتيجة نشر أخبار كاذبة أو غير صحيحة عنها .
التأكد من أن أهداف المنظمة وأغراضها وأعمالها تلقي الاهتمام الكافي من قبل فئات الجمهور المختلفة



3-وظائف العلاقات العامة بالنسبة لإدارة المنظمة :


إخبار الإدارة العليا للمنظمة برد فعل سياساتها بين فئات الجمهور المختلفة .
بحث وتحليل وتلخيص جميع المسائل التي تهم الإدارة العليا ورفعها إليها .
مساعدة وتشجيع الاتصال بين المستويات الإدارية العليا والمستويات الدنيا وبالعكس .
العمل كمنسق بين الإدارات المختلفة في المنظمة لتحقيق الانسجام بين هذه
الإدارات من ناحية وبينها وبين الجمهور الداخلي من ناحية أخرى .
العمل كمستشار شخصي لأعضاء مجلس الإدارة ولجميع مديري الإدارة العليا
للمنظمة وإسداء النصح للمسئولين عن إصدار القرارات وتعديل السياسات .


شرح واف 


للوظائف الفعلية التي تمارسها إدارات العلاقات العامة في دول : ( أمريكا / مصر / العراق / الإمارات / السودان )


الوظائف التي تمارسها إدارات العلاقات العامة في أمريكا ..


1- نشر أخبار المنظمة .
2- كتابة الأحاديث .
3- صنع السياسة .
4- العلاقات مع المجتمع .
5- وضع سياسة المنتجات .
6- إعداد المناسبات الخاصة .
7- إعداد الكتيبات والنشرات .
8- إعداد التقارير السنوية .
9- إعداد المطبوعات الخارجية .
10- متابعة العلاقات مع المستهلكين والعاملين والمساهمين .
11- توزيع المطبوعات على العاملين .
12- الإعلان عن الشركة .
13- إقامة وتنظيم المعارض .
14- القيام بحملات البريد المباشر .
15- القيام بالبحوث .
16- إنتاج الأفلام .
17- العلاقات مع المدارس والجامعات .
18- القيام بحملات جمع الأموال .
19- المساهمة في المشروعات العامة .
20 العلاقات مع المجالس التشريعية .
21- توزيع الأفلام السينمائية عن المنظمة .
22- إعداد الصور والشرائح المصورة .
23- التدريب .


الوظائف التي تمارسها إدارات العلاقات العامة في مصر ..


- طبع الكتيبات والنشرات الدورية .
2- عقد الندوات والمؤتمرات .
3- عمل الأفلام التسجيلية .
4- القيام بالنشاط الإعلامي الخاص برسالة المنظمة وأهدافها للجمهور الداخلي والخارجي ..
5- القيام بالأنشطة الاجتماعية والرياضية والترفيهية في المنشأة .
6- تنظيم واستقبال الوفود وترتيب إقامتهم .
7- تخطيط وتنفيذ الإعلان عن منتجات المنظمة أو خدماتها .
8- متابعة ما ينشر في وسائل الإعلام المختلفة عن المنشأة وعرضه على الإدارة وإعداد الردود عليه .
9- القيام بأعمال التسهيلات .
10- تقديم الخدمات الطبية والعلاجية للعاملين .
11- تقديم الإعانات المالية للعاملين بعد القيام بالبحوث الإجتماعية عليهم .
12- تجهيز وتنفيذ المعارض المحلية والإقليمية .
13- تحليل المعلومات التي تنشر عن المنظمة وصورتها وتقديمها للإدارة .
14- الإشراف على نشاط المكتبة والتوثيق .
15- تقديم الخدمات والتسهيلات والبيانات إلى عملاء المنشأة والقيام بالاتصال المباشر لحل مشاكلهم .
16- بحث شكاوى العاملين بالمنشأة والمتعاملين معها ومحاولة إزالة أسبابها.
17- تسهيل مهمة الوفود الأجنبية القادمة للتعاون في تنفيذ المشروعات .


الوظائف التي تمارسها إدارات العلاقات العامة في العراق ...


- استقبال الوفود .
2- تنظيم الزيارات .
3- تنظيم المؤتمرات والندوات .
4- الرد على الشكاوى في وسائل الإعلام .
5- الاتصال بوكالات الأنباء والصحف لنشر أخبار المنظمة .
6- حفظ الصحف والمجلات .
7- القيام بحجوزات الفنادق .
8- شراء تذاكر الطيران .

الوظائف التي تمارسها إدارات العلاقات العامة في السودان ..


- إعداد وكتابة النشرات والكتيبات .
2- تنظيم المؤتمرات والمعارض .
3- الإعلان والترويج عن المؤسسة .
4- نشر أخبار المؤسسة .
5- الاتصال بوسائل الإعلام المختلفة .
6- متابعة الأخبار في وسائل الإعلام المختلفة .
7- تنظيم الرحلات الترفيهية .
8- إقامة علاقات مع العديد من المؤسسات مثل المدارس والجامعات والمجالس التشريعية .
9- كتابة التقارير السنوية .
10- تثقيف الجماهير .
11- خلق التعاون والشراكات مع أجهزة أخرى في المجتمع .
12- إدارة أعمال الأرشيف .13- توثيق الأنشطة أو البرامج .14- تبادل
التهاني في المناسبات مع كافة الأجهزة في المجتمع .15- الرعاية الموسمية
لبعض الأنشطة الإجتماعية .16- القيام بالحملات التوعوية في أجهزة الإعلام
المختلفة .17- تكريم الوفود الأجنبية الزائرة للمنظمات .18- متابعة ما
يكتب في أجهزة الإعلام والبحث والتدقيق في الشكاوى ودراسة المقترحات
المختلفة .19- تحديث الموقع الألكتروني للمنظمة .20- ارسال رسائل توعوية
من خلال أجهزة المحمول .21- استطلاع آراء الجماهير .

الدرس الرابع من فن العلاقات العامة ...


ما هي الأنشطة التي يمارسها موظف العلاقات العامة في أي منظمة ؟


يقوم مسئول / موظف العلاقات العامة بالعديد من الأنشطة الهامة منها :


1- تخطيط برامج العلاقات العامة .
2- إقناع الإدارة العليا ببرامج العلاقات العامة .
3- التنسيق والتعاون مع باقي الإدارات في المنظمة .
4- كتابة الكلمات والخطب للإداريين في المنظمة .
5- التحدث مع المحررين والمراسلين لإقناعهم بأعمال منظمة الأعمال
6- إعداد موضوعات للنشر .
7- عقد المؤتمرات الصحفية .
8- استطلاع الرأي العام .
9- تخطيط المناسبات الخاصة بالمنظمة وإدارتها .
10- تنظيم الزيارات للمنظمة .
11- تخطيط وكتابة الكتيبات والتقارير والمطبوعات الأخرى في المنظمة .
12- تحرير الرسائل الإخبارية .
13- تصميم الملصقات .
14- الإشراف على لوحات الإعلانات .
15- التخطيط لإنتاج الأفلام والأشرطة الفلمية .
16- تصميم وإقامة المعارض والمؤتمرات .
17- تصوير أحداث منظمة الأعمال .
18- إعداد وتنظيم مناسبات منح الجوائز .
19- استقبال زوار المنظمة .
20 – تقويم أعمال العلاقات العامة .


يمكن تلخيص وظائف العلاقات العامة في :


أولا : الوظائف الإعلامية .
ثانياً : وظائف الاستعلام .
ثالثاً : وظائف التنسيق .


أولا : الوظائف الإعلامية ..

وتشمل الأنشطة الآتية :
توعية جمهور المنظمة بمخرجاتها وخدماتها وكيفية الانتفاع بها ، أو الإسهام في تطويرها .
تطوير تقنيات الأنشطة الإعلامية بما يحقق مرونة التفاعل الإيجابي مع جمهور المنظمة .
رفع كفاءة استخدام وسائل الاتصال المتاحة بما يحسن من العلاقات مع الجمهور ويدفعها بإتجاهات إيجابية .


ثانياً: وظائف الإستعلام ..


وتشمل الأنشطة الآتية :
إجراء البحوث المسحية لجمهور المنظمة أو الرأي العام وصولاً إلى مؤشرات دقيقة عن مواقفها .
تحليل مواقف الجمهور ، والرأي العام لتحديد الأثار المترتبة عليها وسبل معالجة الجوانب السلبية فيها ودعم الإيجابية منها .
تطوير تقنيات استيعاب متغيرات مواقف الجمهور وحاجاته ورغباته وكيفية التحكم بها .


ثالثاً : وظائف التنسيق ...


وتشمل الأنشطة الآتية :
ربط خطة العلاقات العامة مع خطط الإدارات الأخرى في إطار الخطة الشاملة للمنظمة .
تصميم الهيكل التنظيمي لإدارة العلاقات العامة بما يتفق مع موقعها في
الهيكل التنظيمي للمنظمة وينسجم مع بناء العلاقات العامة بين الوحدات
المختلفة في الهيكل .
برمجة أنشطة العلاقات العامة مع الأنشطة الأخرى في المنظمة بما يمنع التداخل أو الازدواجية وكذلك التعارض والتقاطع بينها .
تنسيق فعاليات المتابعة ومراقبة برامج العلاقات العامة في إطار مراقبة البرامج الأخرى في المنظمة ومتابعتها .

أواصل ....

الدستور الأخلاقي للعلاقات العامة ..


1 -التدفق الحر للمعلومات .
2 - المنافسة .
3 - كشف المعلومات .
-4 بناء الثقة .
5 - تعزيز المهنة وتطويرها .


1- التدفق الحر للمعلومات


المبدأ الرئيسي : حماية ودعم التدفق الحر للمعلومات
الصادقة مسألة أساسية وذلك خدمة لمصالح الجماهير ومن أجل المساهمة في إتخاذ
قرار مبني على المعلومات في المجتمع الحر الديموقراطي .
الهدف : المحافظة على علاقات سليمة مع وسائل الاتصال والموظفين الحكوميين
والجمهور ، والمساعدة في الوصول لإتخاذ قرار مبني على المعلومات .


الخطوط العامة :


يحافظ على سلامة العملية الاتصالية .
يكون الموظف أميناً وصادقاً في كل ما يمارسه من أعمال إتصالية .
يتعامل بسرعة وصدق في كل ما يمارسه من أنواع الاتصال .
يعمل بسرعة لتصحيح أي أتصال غير صحيح يقع فيه .
يحافظ على التدفق الحر للمعلومات غير الضارة وذلك عندما يمنح أو يستلم أية
هدية ، ويتأكد من أن هذه الهدية معنوية وقانونية وليست مستمرة .

أنواع السلوك المرفوض في هذا السياق :

1-منح موظف العلاقات العامة هدية لأحد الصحفيين من منتجات الشركة أو من خارجها للتأثير عليه لكي يكتب مقالاً يمدح فيه إنتاج الشركة .
2- استضافة موظف العلاقات العامة أي موظف حكومي بطريقة تجاوز فيها الحدود
القانونية وإنتهاك المتطلبات الحكومية للتعامل مع الموظفين .

2- المنافسة


المبدأ الرئيسي : تشجيع التنافس العادل والصحي ( غير
المرضي ) بين الهيئات المهنية والمهنيين مع المحافظة على الأسس الأخلاقية
والإلتزام بها وذلك أثناء العمل على تعزيز النشاط في هذا المجال .
الهدف : تشجيع المنافسة العادلة بين العاملين في مجال العلاقات العامة /
خدمة مصالح الجمهور وذلك بتوفير أكبر عدد من البدائل المختلفة له .


الخطوط العامة :


1- يجب على موظف العلاقات العامة إتباع الممارسات الأخلاقية المحددة لضمان المنافسة الحرة دون الإساءة للمنافس بشكل متعمد ومقصود .
2- المحافظة على حقوق الملكية الفكرية .


أنواع السلوك المرفوض في هذا السياق :


مرفوض على اي موظف أو ممارس أو مدير للعلاقات العامة إفشاء اي معلومات عن منظمته لمنظمة أخرى منافسة .
مرفوض على اي موظف أو ممارس أو مدير للعلاقات العامة أن ينشر إشاعات أو
أقاويل أو حكايات غير حقيقية حول المنافسين وذلك لخداع المنافسين من هيئات
أو شركات أو أفراد ، وكذلك الاعلاميين لدى المنافسين بغرض كسبهم للتعامل
معه أو للعمل لديه .


[3] كشف المعلومات


المبدأ الرئيسي : يعزز الاتصال الحر في المجتمع الديموقراطي لاتخاذ قرار مبني على المعلومات .
الهدف : بناء الثقة مع الجمهور ، وذلك بتوفير كافة المعلومات المطلوبة لصنع القرار المناسب .


الخطوط العامة :


1- يجب على موظف العلاقات العامة أن يكون صادقاً ودقيقاً في كل أنواع الاتصالات التي يقوم بها .
2- يجب على موظف العلاقات العامة أن يعمل بسرعة لتصحيح أي عمل اتصالي يقوم به ويقع ضمن مسئولياته .
3- أن يبحث عن صحة المعلومات المنشورة عن أعمال منظمة الأعمال التي ينتسب إليها أو يتوكل عنها ودقتها

نماذج السلوك المرفوض في هذا السياق :


1- أن يقوم موظف العلاقات العامة بالكذب بالحذف أو إخفاء الحقائق .
2- عدم المبادرة لتصحيح المعلومات الغير دقيقة .
3- خداع الجمهور وذلك بتشغيل أشخاص لديه وتقديمهم باعتبارهم متطوعين للحديث
عنه في جلسات الاستماع أو في الحملات التي يقوم بها وهم في واقع الأمر
يتلقون أجوراً منه .

[4] بناء الثقة


المبدأ الرئيسي : يتطلب بناء الثقة لدى الموكل أو العميل تقديم الحماية المناسبة لمعلوماته السرية
الهدف : حماية حق الموكل أو المنظمة أو الفرد في نشر أسرارهم وخصوصياتهم وذلك بالمحافظة على المعلومات السرية العائدة لهم


الخطوط العامة :

1- يجب على موظف العلاقات العامة الحفاظ على كافة معلومات المنظمة .
2- المحافظة على أسرار المنظمة حتى ولو تم ترك العمل بها .

أنواع السلوك المرفوض في هذا السياق :

1- يتاجر الموظف في المعلومات التي يعرفها عن منظمة سابقة ويقدمها لمنظمة جديدة .
2- أن يسرب موظف قاصداً معلومات لأطراف خارج المنظمة .


[5] تعزيز المهنة وتطويرها

المبدأ الرئيسي : يعمل العاملون في هذه المهنة وبشكل مستمر لزيادة ثقة الجمهور بهذه الوظيفة .
الهدف : بناء احترام الجمهور وثقته بوظيفة العلاقات العامة / تطوير وتبني وتوسيع الممارسات المهنية لهذه الوظيفة .

الخطوط العامة :


الأعتراف بأنه من الواجب حماية هذه المهنة وتعزيزها .
الحصول على المعارف التي تضمن الأداء الخلاق عند ممارسة هذه الوظيفة .
المتابعة والتطوير المهني لممارسة هذه الوظيفة .
رفض تمثيل أي منظمة يتطلب العمل معها عدم الألتزام بهذا الدستور .
تحديد ما يمكن لأنشطة العلاقات العامة القيام به بشكل دقيق .
تقديم المشورة للمرؤوسين عن الطريقة الأخلاقية لصناعة القرار .
الإبلاغ عن أي تجاوز أخلاقي .

أنواع السلوك المرفوض في هذا السياق :

يتاجر الموظف في المعلومات التي يعرفها عن منظمة سابقة ويقدمها لمنظمة جديدة .
أن يسرب موظف قاصداً معلومات لأطراف خارج المنظمة .

الدرس الخامس....


س كيف تمارس وظيفة العلاقات العامة في منظمات الأعمال ؟

تمارس وظيفة العلاقات العامة في منظمات الأعمال بأحد الطرق الآتية :


1- موظف غير متفرغ : ( حيث يكلف أحد موظفي المنظمة للقيام بمهام وأعمال العلاقات العامة إضافة إلى وظيفته الأصلية ) .

2- وحدة إدارية غير متفرغة : ( حيث يكلف الرئيس الأعلى في منظمة الأعمال
أحد الوحدات الإدارية في منظمته - الموارد البشرية مثلا- بمهام العلاقات
العامة ) .

3- موظف متفرغ : حيث يتم تعيين موظف تسند إليه مهمة ممارسة وظيفة العلاقات العامة كما تحددها الإدارة العليا .

4- وحدة إدارية متفرغة : حيث تخصص وحدة إدارية متخصصة في أنشطة العلاقات العامة.

5- قسم متفرغ للعلاقات العامة.

6- إدارة مستقلة للعلاقات العامة .

7- الاستعانة بشركة خارجية متخصصة في العلاقات العامة .


التسمية الوظيفية لجهاز العلاقات العامة في المنظمات :


1 -إدارة الإعلام .
2 - إدارة خدمة المجتمع .
3 - إدارة الاتصال .
4 - إدارة العلاقات العامة .

المستوى الإداري للجهاز المسئول عن العلاقات العامة


يتباين المستوى الإداري لجهاز العلاقات العامة في منظمة الأعمال بين وحدة إدارية وإدارة ويتأثر بالعوامل التالية :


1- حجم نشاط منظمة الأعمال وعدد العاملين فيها .
2- موقف الإدارة من وظيفة العلاقات العامة .
3- حجم نشاط جهاز العلاقات العامة في منظمة الأعمال ، وطبيعة الوظائف المسندة إليه .
4- عدد العاملين في جهاز العلاقات العامة .


البدائل المختلفة للوضع التنظيمي لجهاز العلاقات العامة:


ارتباط مباشر بالإدارة العليا بمستوى أعلى من مستوى الإدارات الأخرى .
ارتباط مباشر بالإدارة العليا بمستوى مساو لمستوى الإدارات الأخرى .
ارتباط غير مباشر بالإدارة العليا من خلال تبعيته لإدارة أخرى .


كيفية تنظيم العمل في جهاز العلاقات العامة :


يجب أن تتوفر مجموعة من العوامل لضمان أن يكون العمل في جهاز العلاقات العامة عملاً علمياً سليماً ، وهذه العوامل هي :


1- ضرورة تقسيم العمل في جهاز العلاقات العامة وفقاً لــــ ( تخصص العاملين / مدى إتقانهم للعمل / رغبتهم في نوع العمل ) .
2- لابد أن يكون هدف جهاز العلاقات العامة هدفاً موحداً لكي يتم التركيز
الجهود لتحقيق هذا الهدف وإلا ضاعت الجهود هدراً دون أن يستطيع جهاز
العلاقات العامة تحقيق المهام الملقاة على عاتقه .
3- تسلسل خطوط السلطة .
4- وحدة الأمر ، لأنه إذا تعدد الرؤساء ضاع المرؤوسون .
5- ضرورة أن يعرف كل ممارس للعلاقات العامة واجباته ومسئولياته بشكل دقيق ، ويعرف العلاقة مع الإدارات الأخرى .
6- تناسب السلطة مع المسئولية .


الشروط الواجب توافرها فيمن يعمل في جهاز العلاقات العامة :


أولا: مهارات عامة .
ثانياً : مهارات معرفية .
ثالثاً : قدرات شخصية .

رابعاً : صفات عامة .

أولا : المهارات العامة الواجب توافرها في موظف العلاقات العامة


1 - القدرة على الكتابة المؤثرة في الجماهير ( ليس
المقصود هنا الكتابة الأدبية الرفيعة ، بل المقصود الكتابة الواضحة المقنعة
الخالية من المفردات والمصطلحات الغريبة ، لكي يستطع أن ينقل الأفكار
والأحداث والأراء ببساطة ودون إعاقة ) .
2 - القدرة على الخطابة الإقناعية ( ليس المقصود هنا الخطابة الأدبية أو
السياسية المثيرة للمشاعر ، بل المقصود الخطابة العلمية المنطقية الجذابة
الذي يستطيع من يقدمها أن ينقل أفكاره وأرائه ) .


ثانياً : المهارات المعرفية الواجب توافرها في موظف العلاقات العامة


1 - المعرفة المتعمقة بوسائل الاتصال المختلفة ( فلابد
أن يلم ممارس العلاقات العامة إلماماً تاماً بكافة وسائل الاتصال
الجماهيرية وأساليب عملها وطرق التعامل معها ) .
2- فهم العملية الإدارية في المنظمة ( يحتاج ممارس العلاقات العامة لمعرفة
كاملة وفهم صحيح لكافة جوانب العملية الإدارية في منظمته من حيث السلطات
والصلاحيات والمسئوليات والأهداف ، وأسلوب صناعة وإتخاذ القرارات والعوامل
البيئية المؤثرة ) .


ثالثاً : القدرات الشخصية الواجب توافرها في موظف العلاقات العامة

1 - القدرة على الحل الإبتكاري للمشكلات ( هنا ينبغي
أن يتسم بالموضوعية والقدرة على فهم الاحداث ، واستيعاب وجهات النظر
المختلفة ، والوصول لحل منطقي يرضي كافة الأطراف ) .
2 - القدرة على اتخاذ القرارات ( وهنا ينبغي أن يكون شجاعاً متزناً ،
ويستطيع أن يتحمل المسئولية الملقاة على عاتقه ، فضلاً على استقامته
ومعرفته بكافة البدائل المختلفة لكي يستطيع أن يتخذ القرارات السليمة ) .
3 -الود والسلاسة في معاملة الأخرين وكسب ثقتهم ( وهذا يتطلب أن يتحلى
مسئول العلاقات العامة بالإخلاق العالية والاتزان والكياسة والموضوعية وقوة
الشخصية وإحترام الآخرين ) .


رابعاً : الصفات العامة الواجب توافرها في موظف العلاقات العامة


الاستماع والإنصات لمحدثيه .
حب الاستطلاع لمعرفة ما يتعلق بعمله .
النشاط والحماس .
النظافة وحسن المظهر .
الشجاعة في مواجهة الرئيس الأعلى بأخطائه وعدم مداهنته .

الدرس السادس ...


طبيعة الجمهور
في العلاقات العامة


س-- يختلف مفهوم الجمهور في العلاقات العامة عن مفهوم المتلقين الشائع الاستخدام في علوم الاتصال والإعلام كافة .

المتلقون في علوم الاتصال والإعلام

مجموعة من الأشخاص الذين يتلقون رسالة إعلامية تصدر عن مصدر خارجي .
هذه الرسالة قد تكون خبراً أو خطبة أو صورة أو عرض مسرحي أو سينمائي أو إذاعي أو تلفزيوني .
هؤلاء الأشخاص لا يشاركون في صنع ما يتلقونة ولا يرتبط أحدهم بأي نوع من الرباط سوى رباط تلقي الرسالة .

الجمهور
في العلاقات العامة

جماعة من الناس ترتبط بعضها بالبعض الآخر بمصالح
واهتمامات ما ، وتكون ذات أهمية بالنسبة لمنظمة الأعمال مع العلم أن
المقصود بالارتباط هنا هو الارتباط الفضفاض وليس الارتباط الوثيق .
هي تلك الجماعات التي تتأثر مصالحها بأعمال وسياسات المنظمة ، أو التي تؤثر أعمالها وآرائها في أعمال وسياسات تلك المنظمة


أنواع الجماهير في العلاقات العامة

[1] جمهور العاملين

يختلف جمهور العاملين في منظمات الأعمال من منظمة لأخرى وذلك وفقاً لطبيعة العمل الذي تمارسه المنظمة
فهناك منظمات تزداد فيها نسبة النساء العاملات عن نسبة الذكور العاملين ..
وهناك منظمات يزيد فيها عدد العاملين في المكاتب على عدد عمال الإنتاج
الذين يعملون بالمصانع وهكذا .
كما أن هناك أنماطاً مختلفة من العاملين في نفس المنظمة

الأنماط المختلفة للعاملين ..

1- نمط العامل المفكر

عامل يلزم الصمت والتحفظ .
ينصت تماما عند كلامك .
يقوم بتحليلك .
هذا النمط يمكن العمل معه بنجاح

كيف تتعامل مع هذا النمط

حاول أن تحصل على ثقته .. وهذا يتاتى من ثقتك فى نفسك وفى معرفتك بدقائق العمل فيلزم أن تكون على معرفة تامة بكل أعمالك .

2- نمط العامل الإيجابى

يتفق معك أثناء كلامك .
يبتسم ويحرك رأسه موافقا .
يبدو عليه الاهتمام بما تقوله حتى يتخلص منك .

كيف تتعامل مع هذا النمط

كن مباشرا .
حاول في كلامك أن تستثير حماسه.
دعة يتأثر بكلامك وينشغل به .

3- نمط العامل السلبي

لا يتفق مع كل ما تقوله .
هو شكاك بطبعه .. فتجده يشك فى معلوماتك .
يجادلك لأي سبب من الأسباب .
يقول ( لا ) دائما .

كيف تتعامل مع هذا النمط

تفهم أن هذا النمط لديه مشكلات شخصية تدفعه نحو هذا السلوك .
امنحه دعمك الكامل ، واجعله يشعر بأنك منحاز لجانبه .
حاول أن تقدم له عرض وتقديم ممتازين .

4- نمط العامل اللطيف

إنسان مهذب وودود .
لديه ابتسامة ظريفة .
يمتلك عقل متفتح .
يرغب في أن يعامل كما يعامل هو الآخرين .
لا يحب أن يشعر بالضغط عليه .

كيف تتعامل مع هذا النمط

تعامل معه بكل ود ولطف .
تحلى معه بالأدب .
وأجعله يشعر بمعرفتك .

5- نمط العامل الشمولي

ينظر للصورة بأكملها ولا يهتم بالتفاصيل .
يبدو عليه عدم الرغبة في التعامل معك .
يبدو عليه عدم الاهتمام بكلامك .
لا يحب الضغط عليه فهو يريد أن تسير الأمور وفقا لرغبته وفى الاتجاه الذي يريده .

كيف تتعامل مع هذا النمط

لا تكثر من الكلام والتفاصيل عند الحديث معه.
حاول إثارة فضوله .

6- نمط العامل المحتد

عامل فظ وغليظ .
يشعرك أنك لا تمتلك معلومات كافية .
يشعرك أنك لا تعرف معلوماتك حق المعرفة .
يريد أن يختبر ثقتك في نفسك .. ويمكن أن يخطئ فيك .

كيف تتعامل مع هذا النمط

لا تسايره في انفعالاته وتحل بالصبر في إجاباتك على تساؤلاته .
قدم له المزيد من المعلومات .

7- نمط العامل المغامر

هو نمط متسرع .
يريد أن تتعامل معه بسرعة شديدة .
لديه قدرة على اتخاذ القرارات سريعة إذا أقتنع بكلامك .

كيف تتعامل مع هذا النمط

اظهر ثقتك في نفسك .
قدم له عرض جيد .
استخدم كلمات تعبر عن الانجاز .

9- نمط العامل الشباب

هو نمط مخاطر وحماسى .
يهمه أن يصبح أفضل من العمال كبار السن عنه ، أو يماثلونه فى السن .
مثل أزواج فى بداية حياتهم الزوجية .

كيف تتعامل مع هذا النمط

اظهر الحماس والإقدام .
حاول أن يكون عرضك جذاب ومغرى .
كن واثقا من نفسك .
اجعل هذا العامل يشعرون أنهم يمتلكون فرصة العمر .

10- نمط العميل كبير السن

يمتلك خبرة واسعة وكثير الكلام .
يمتلك الكثير من الوقت .
يشعر دائما أنك تريد استغلاله .
يشعر دائما أنه ذو قيمة وأهمية .

كيف تتعامل مع هذا النمط

تحلى بالصبر .
أظهر رغبة في الاستماع إلى قصص حياته .ولكن تولى أنت قيادة المقابلة والحديث .
كن ودودا .
حاول أن تزوده بحقائق كافيه حتى يشعر معك بالأمان
اجعل خطواتك معه بطيئة وهادئة .

الدرس السابع ...

[2] جمهور وسائل الإعلام ...


يقصد به كل العاملين بالوسائل الإعلامية المختلفة
الموجودة في المجتمع من صحف ومجلات ومحطات إذاعة وتلفزيون ووكالات الخدمة
الإعلامية وغيرها
وكل من يعمل في هذه الوسائل من محررين ومصورين ومعدي برامج ومذيعين وغيرهم .
هذه الجماهير لها أهمية خاصة لمنظمات الأعمال ، فمن الممكن أن يعرقلوا نشر
المواد الإعلامية التي ترغب منظمة الأعمال في إيصالها إلى جماهيرها
متذرعاً في ذلك بمختلف أنواع الذرائع كعدم صلاحية المادة الإعلامية ، أو
عدم أهميتها لجمهوره أو عدم وصولها بالوقت المناسب ، أو عدم كفاية
المعلومات المقدمة فيها ونقصها ، وغيرها من الذرائع التي قد تمنع نشر
المادة أو على ألأقل تعرقله أو تؤخره مما يسبب ضرر لمنظمة الأعمال .

هناك ضرورة لكسب ود جمهور الإعلام وإقامة علاقة إيجابية معهم من خلال :

1- تنظيم زيارات لهم لزيارة مواقع العمل في المنظمة للإطلاع عن كثب عن سير
العمل فيها ، وعن الجودة فيها وظروف العمل لخلق إنطباع إيجابي عن منظمة
الأعمال .
2- تنظيم لقاءات غير رسمية تجمعهم بالمسئولين في المنظمة للتعارف وتبادل
الآراء والخبرات والحديث عن الموضوعات التي تهم منظمة الأعمال ، هذه
اللقاءات قد تأخذ طابع دعوات عشاء أو غذاء وقد تتم أثناء الزيارات التي
تنظمها إدارة العلاقات العامة .
3- دعوة العاملين بوسائل الإعلام لحضور كافة المؤتمرات الصحفية التي
تعقدها منظمة الأعمال ، وكذلك دعوتهم لكافة الأنشطة التي تقوم بها للاتصال
بجماهيرها كالحفلات .
4- إرسال مطبوعات منظمة الأعمال بشكل منتظم للعاملين في وسائل الإعلام لإطلاعهم على أنشطتها وتطورها وأخبارها .
5- تزويد جمهور وسائل الإعلام بالمعلومات المتوفرة عن منظمات الأعمال في الوقت المناسب والتي ترغب المنظمة في نشرها .
6- تزويد العاملين بوسائل الإعلام بكافة وسائل الاتصال التي يستطيعون من
خلالها التواصل مع العاملين في إدارة العلاقات العامة لتوفير إحتياجاتهم من
المعلومات عند إحتياجهم لها .

[3] جمهور المستهلكين


* نظراً لأهمية المستهلكين لأي منظمة أعمال .. ينبغي
على إدارة العلاقات العامة أن تلجأ إلى إعداد استطلاعات الرأي والبحوث
والدراسات على المستهلكين ، من أجل تحديد ميولهم ورغباتهم ومعرفة إنطباعتهم
والصور الذهنية المنطبعة في أذهانهم عن منظمة الأعمال .
* كما تقوم إدارة العلاقات العامة بالاتصال بهؤلاء المستهلكون بإستخدام
وسائل الاتصال المتاحة مثل ( الرسائل الإخبارية والمجلات والكتيبات والكتب
والبرامج الإذاعية والتلفزيونية والأفلام والاتصال المباشر ، وإعداد
الزيارات والمعارض وغيرها من الرسائل التي تتيح تقديم منظمة الأعمال
ومنتجاتها لهذا الجمهور .


[4] جمهور الموزعين


* الموزعون هم نوافذ منظمة الأعمال على محيطها الخارجي
ويشكلون الخط الأمامي الذي يواجه المتعاملين مع المنظمة من تجار جملة أو
تجزئة أو مستهلكون .
* لذلك تعمد إدارة العلاقات العامة إلى تمتين العلاقة مع الموزعين وإلى
العمل على تحويلهم إلى دعاة لمنظمة الأعمال ومنتجاتها والتعرف على مطالبهم
للعمل على تلبيتها متى كان ذلك ممكناً .
* ضرورة الاهتمام بتوجيه رسائل إعلامية للموزعين وتبسيط إجراءات التعامل مع الموزعين .

[5] جمهور المجتمع المحلي


يقصد بالمجتمع المحلي / المجتمع الذي يحيط أو يكون على مقربة المنطقة الجغرافية التي توجد فيها منظمة الأعمال .
المجتمع المحلي قادر على دعم المنظمة بتزويدها بالقوى العاملة وبالمواد
الأولية وبالخدمات المختلفة الأخرى التي تحتاجها .. وبالتالي فهناك علاقة
مصالح متبادلة ما بين الطرفين ( المنظمة / المجتمع )الأمر الذي يدفع منظمة
الأعمال للبحث عن سبل توثيق علاقاتها بمجتمعها المحلي عن طريق إقامة علاقة
متينة مع الأفراد وقادة الرأي فيه .
وهؤلاء القادة قد يكونوا ( مدير المدارس / إمام الجامع / رئيس البلدية / المجلس المحلي / مجلس المدينة )

يجب على إدارة العلاقات العامة أن تتصل إتصالاً
مباشراً بقادة المجتمع المحلي وتنظم لهم اللقاءات مع المسئولين في منظمة
الأعمال وتدعوهم لزيارة منشآتها ومواقع العمل فيها وتتناقش معهم حول أفضل
السبل لتوثيق العلاقة ما بينها وبينهم .
وبشكل عام فإن إدارة العلاقات العامة في منظمة الأعمال عليها القيام بــــ :


1-تقديم الخدمات الصحية والاجتماعية والثقافية والدينية
للمجتمع المحلي سواء عن طريق فتح منشأة تتولى تقديم هذه الخدمات أو التبرع
لإقامة دور عبادة / أو مراكز ثقافية / مؤسسات خيرية / مكتبات / ... الخ .
2- المساهمة في تحسين المرافق العامة في المجتمع المحلي .
3- فتح ابواب منظمة الأعمال للقاء أبناء المجتمع المحلي وتنظيم الدعوات
لزياراتها وذلك لتبصيرهم بسياساتها وأهدافها وخططها وأسلوبها في العمل ،
وآفاق تطورها ، ومدى الفائدة التي تعود على المجتمع المحلي من جراء وجودها
فيه .
4- تشجيع العاملين في منظمة ألأعمال على الاهتمام بقضايا المجتمع المحلي وتقديم خبراتهم للمشاركة في إيجاد الحلول لها .
5-تذكير العاملين في منظمة الأعمال بأن عليهم أن يسلكوا في تعاملهم مع المجتمع المحلي سلوكاً لا يضر بسمعة المنظمة أو بمصالحها .

سائل الاتصال
في العلاقات العامة

تستخدم إدارة العلاقات العامة واحد أو أكثر من أدوات الاتصال الآتية :

أولا: الوسائل المكتوبة.

ثانياً : الوسائل المسموعة.

ثالثاً : الوسائل المرئية.

الدرس الثامن ...


[أولاً ] الوسائل المكتوبة


1- الصحف والمجلات العامة .
2- مجلة المنظمة .
3 - البيان الإخباري .
4 - الرسالة الإخبارية .
5 - التقرير السنوي .
6- المطبوعات .
7 - الكتب .
8 - إعلان العلاقات العامة .
9 - الملصق الجداري .


[ثانياً ] الوسائل المسموعة


محطات الإذاعة العامة .
المؤتمرات الصحفية .
الحلقات الدراسية .
الدعوات .
الزيارات .
اللقاءات والمقابلات .
الهاتف .
الحفلات .
الكلمات والخطب .


[ثالثاً] الوسائل المرئية


محطات التلفزيون العامة .
أفلام العلاقات العامة .
لوحات الإعلانات .
المعارض .
واجهات العرض .
مواقع الشبكة الدولية للمعلومات ( الإنترنت ) .


- مجلات المنظمة (العلاقات العامة )


تتسم المجلات ( بصفة عامة ) بالعديد من السمات والخصائص منها :


مطبوع ذو غلاف .
2- تصدر بشكل دوري ، أقصر مدى لها أسبوع ، وأكبر مدى لها خمس سنوات .
3- تأخذ من الكتاب عمقه ، ومن الصحيقة تنوع مادتها .
4- هي صحيفة على شكل كراس .
5- تدوم بيد القراء مدة أطول من مدة دوام الجريدة بين أيديهم .
6- تختلف عن الجريدة والكتيب والدليل بشكل إخراجها .
7- تختلف فيما تعرضه من أحداث عما تعرضه الجريدة .. كما تختلف عن الجريدة
في مادتها فالمجلة مادتها الأساسية ( المقال ) أما مادة الصحيفة الأساسية
(( الخبر )) .


وتتمتع مجلات المنظمة ( مجلات العلاقات العامة ) بمجموعة من السمات والتي
تجعلها تختلف عن المجلات العامة ، والسياسية ، والثقافية ، والاجتماعية ،
والفنية التي تصدرها في المجتمع .


ويمكننا تلخيص هذه السمات المختلفة في النقاط الآتية :

أنها لا تباع في مكتبات وأكشاك ومحلات بيع الصحف والمجلات العامة ،
تتحمل تكاليف إصدارها منظمات الأعمال التي تصدر عنها .
توزع في الغالب مجاناً .
توجهها منظمات الأعمال التي تصدر عنها لجماهير محددة بشكل دقيق وتكون ذو علاقة بمنظمات الأعمال هذه .
تنشر فقط الإعلانات ذات العلاقة بمنظمة الأعمال التي تنتجها والإعلانات الخاصة بالخدمة العامة .
تعتبر من أكثر وسائل العلاقات العامة انتشاراً وذلك للسمعة والهيبة التي تحققها لمنظمة الأعمال التي تصدرها .
تعتبر أقدم وسائل الاتصال في العلاقات العامة .


أغراض مجلات العلاقات العامة


شرح وتفسير أخبار منظمة الأعمال وعرض وجهة نظرها .
العمل على بناء ولاء كافة الجماهير ذات العلاقة بالمنظمة
خلق الشعور بالأنتماء .
تحسين التعاون والتفاهم بين المنظمة والعاملين بها .
شرح وتفسير السياسات والتعليمات والقرارات الإدارية
خلق القناعة والثقة في إدارة المنظمة .
تعد وسيلة لتحفيز الجماهير لتقديم مقترحاتها حول العمل وأساليبه والمشكلات التي تواجههم في علاقتهم بالمنظمة .
مواجهة الشائعات وسوء الفهم .
ترويج مبادئ الصحة والسلامة الصناعية .
زيادة الكفاءة الإنتاجية للعاملين وخفض الهدر الصناعي وتقليل التكاليف .
ترويج نشاطات العاملين والإعلام عنها .
12. ترويج منتجات منظمة الأعمال .


أنواع مجلات العلاقات العامة



يمكن التمييز بين مجلات العلاقة العامة نسبة إلى :

1- وفقاً للجماهير ( مجلات موجهة للجمهور الداخلي / مجلات موجهة للجمهور الخارجي / مجلات موجهة للجمهورين ) .
2- وفقاً لدورية الصدور ( مجلات أسبوعية / مجلات كل أسبوعين / مجلات شهرية / مجلات فصلية / مجلات سنوياً )
3- وفقاً لحجم المجلة ( مجلات بحجم a4 / مجلات بحجم الكتاب / غيره ) .


2- البيان الإخباري


يعتبر ( البيان الإخباري ) أداة أساسية من أدوات
العلاقات العامة . وهو عبارة وثيقة بسيطة هدفها توصيل المعلومات بصيغة
قابلة للنشر ترسله إدارة العلاقات العامة في منظمة الأعمال إلى إدارات
التحرير والمحررين في وسائل الإعلام المختلفة المقروءة والمسموعة والمرئية
لغرض نشره في هذه الوسائل .
وتستخدم المعايير التالية لتحديد صلاحية البيانات الإخبارية :
1- أهمية الأخبار والمعلومات الواردة في البيان الإخباري .
2- حداثة الأخبار والمعلومات الواردة في البيان الإخباري .
3- مدى ملاءمة مضمون البيان الإخباري للوسيلة الإعلامية .
4- مدى انسجام البيان الإخباري مع السياسة التحريرية للوسيلة الإعلامية .
5- مدى توفر المساحة لنشر البيان الإخباري أو أجزاء منه .


أنواع البيانات الإخبارية


- البيان الإخباري التقليدي ( يغطي كل المعلومات في المنظمة ذات القيمة والأهمية لوسائل الإعلام المحلية والقومية والعالمية ) .
2- البيان الإخباري عن المنتجات ( يتعامل مع منتجات أو خطوط إنتاج معينة
ويتسهدف الوسائل الإعلامية التي تصدرها أو تديرها منظمات الأعمال الصناعية
أو التجارية )
3- البيان الإخباري المالي ( يستخدم هذا البيان في التعامل مع حملة السهم
وهو ذو أهمية بالنسبة لوسائل الإعلام التي تهتم بالجوانب المالية
والاقتصادية والتي تخصص صفحة مالية أو نشرة مالية ) .


الشكل الذي يأخذه البيان الإخباري


للبيانات الإخبارية شكل معياري وكذلك معايير شكلية لابد من إتباعها ونعرض لها في الآتي :


- يكتب البيان الإخباري على ورق أبيض بدون إطارات تجميلية .
2- تترك فارغات تتراوح ما بين 1.5 سم – 2 سم على كافة الجوانب .
3- يكتب عنوان المرسل على الجانب الأعلى الأيمن كما يلي :
(أسم منظمة الأعمال كاملاٍ / عنوانها / أسم المسئول عن البيان الإخباري رقم هواتفه في العمل وخارجه ) .
4- يكتب التاريخ على الجانب الأيسر ، أدنى قليلاً من المعلومات في 3
5- يترك ثلث الصفحة الأعلى فارغاً لكتابة الملاحظات ، ثم يبدأ بعرض الموضوع
6- ضرورة ترك مساحة فراغة بين السطور .
7- إذا إحتاج البيان لأكثر من صفحة فيجب أن يكتب عبارة ( يتبع ) من أجل لفت انتباه المحررين .
8- لابد أن تميز نهاية البيان باستخدام كلمة ( انتهى ) أو بإشارة ( # ) .
9- يجب التأكد من كتابة أسماء الأشخاص بشكل صحيح .
10- يفضل أن يوقع المسئول الأول في المنظمة على النسخة الأولى من البيان
الإخباري بعد أن يطلع عليه قبل توزيعه على وسائل الإعلام ، وعلى إدارة
العلاقات العامة الاحتفاظ بصورة هذه النسخة فيملفات معدة لذلك .


3- الرسالة الإخبارية


مصممة بالأساس مطبوعاً غير رسمي يوزع على جمهور مستهدف
بشكل منظم ، مضمونها يوضحه أٍسمها ، فهي رسالة ذات أسلوب رشيق وودي
تستخدمها منظمة الأعمال المختلفة للاتصال بجماهيرها .

لماذا الرسالة الإخبارية :

أغلب الرسائل الإخبارية توجه للجمهور الداخلي ، فهي بذلك تلبي واجب يقع
على الإدارة في تزويد العاملين بالمعلومات ، بالإضافة إلى أنها توفر
للإدارة ( اتصال صاعد ) يتمثل في وجهات النظر التي يطرحها العاملون عن طريق
ما ينشرونه من مقالات ورسائل ووجهات نظر .


أنواع الرسائل الإخبارية


رسائل إخبارية تصدرها الاتحادات من أجل مساعدة الأعضاء
المنتشرين وتقوم المنظمات الربحية وغير الربحية والاتحادات النقابية
بإصدارها لتوزيعها على أعضائها .
رسالة إخبارية موجهة للمجتمع المحلي ، وهذه تستخدمها المنظمات المدنية
داخل المجتمع للاتصال بجماهيرها وللإعلان عن مواعيد الاجتماعات ولدفع
جماهيرها للحضور
رسائل إخبارية مؤسسية ، وهي أكثر أنواع الرسائل الإخبارية انتشاراً إذ
تستخدمها منظمات الأعمال لتوزيعها على العاملين فيها كما تستخدمها المنظمات
الربحية وغير الربحية وهي بالأساس لمنح العاملين شعوراً بالأنتماء ،
مضمونها بشكل عام يجمع ما بين المضمون الخاص بمنظمة الأعمال والمضمون الخاص
بالعاملين .
رسائل ذات اهتمامات خاص ويتم تطوير هذه الرسائل من قبل جماعات ذات
الاهتمامات الخاصة التي تتمحور حول مصالح أو قضايا مشتركة( مثال ذلك رسالة
إخبارية عن البيئة ) يمكن أن تتطور لتصبح مجلة متخصصة عن البيئة .


4- التقرير السنوي


هو تقرير يوجه إلى مختلف الجماهير ذات العلاقة بمنظمة
الأعمال ( المساهمين والسوق المالي ، وموردي المواد الأولية ، موزعي
المنتجات ، ومجالس الأمناء ، والهيئات التشريعية ، والهيئات التطوعية
المختلفة كالنقابات والجمعيات التعاونية ) من أجل طمأنتهم على أحوال
المنظمة وأوضاعها المالية والإدارية .

أسلوب كتابة التقرير السنوي :

يجب أن يكون أسلوب التقرير واضحاً ومختصراً ومفيداً ومبسطاً مع عدم الإخلال
بالمعنى والابتعاد عن استخدام المصطلحات الأجنبية والعلمية المعقدة غير
المفهومة من قبل الجماهير الموجه لها التقارير


أشكال التقرير السنوي


شكل مجلة حجم ( a4 ) التي يستخدم فيها ورقاً فاخراً وطباعة أنيقة ملونة وأغلفة جذابة .
الإعلان في الصحف أو المجلات العامة .
عدد خاص من مجلة منظمة الأعمال .
كتاب أو كتيب .
فيلم .

5- المؤتمرات الصحفية


تعقد بغرض عرض حدث أو قضية ملحة .. فليس من الصواب عقد
مؤتمر صحفي لقراءة بيان صحفي معد سلفاً ، أو لإخبار الصحافة بقضية يمكن
إخبارها به عن طريق الهاتف أو فاكس أو بيان إخباري .
السبب في ذلك أن المؤتمر الصحفي يكلف الصحفيين الكثير من الوقت والجهد ،
فإذا ما استخدمته منظمة الأعمال بطريقة غير صحيحة أضاعت فرصة حضور الصحفيين
مؤتمراتها في المستقبل .
ويجب أن يكون الاتصال في المؤتمر الصحفي اتصالاً ثنائياً مباشراً بين
المتحدث بإسم منظمة الأعمال والصحفيين المدعوين لحضور المؤتمر الصحفي ،
وبالتالي يلعب المتحدث دوراً رئيسياً في إقناع الصحفيين بأهمية ما يقدمه من
مادة ويدفعهم لنشرها والحديث عنها في وسائلهم الإعلامية .


ولذلك لابد أن تحسن إدارة المنظمة إختيار المتحدث
بإسمها ، بحيث يكون متحدثاً بارعاً ، لديه معلومات كاملة عن المنظمة ،
ويمكن لوسائل الإعلام أن تذكره بإعتباره قيادياً في المنظمة ومصدراً مهماً
بالنسبة لها .
ومن الغالب يمكن إعتماد مدير إدارة العلاقات العامة كمتحدث رسمي عن
المنظمة ، شريطة أن يكون مدرباً بشكل جيد على مواجهة الصحفيين والتحدث معهم
، ويمتلك مهارات العرض والتقديم .


كما ينبغي أن يراعي في المتحدث أن تتوافر فيه مجموعة السمات الآتية


يجب أن يكون واسع الصدر لكي لا يتوتر من تساؤلات الصحفيين .
يجب أن يتحدث بلباقة وبوضوح وبلغة سهلة وصحيحة .
يجب أن يكون محاوراً لبقاً .
يجب أن يكون منصتاً جيداً لكي يجيب بشكل صحيح .
يجب أن يتصرف مع الصحفيين بأدب جم ، فلا يجوز أن يستهزء أو يسخر من أي منهم أو يتعالى عليه .
يجب أن يكون صادقاً .
يجب ألا يطلب من الصحفيين عدم نشر مادة أبلغهم بها .

أنواع المؤتمرات الصحفية



المؤتمر الصحفي الدفاعي : تعقده المنظمة لإطفاء نيران مشتعلة موجهة ضدها بأقل أضرار ممكنة ( مثال اتهام شركة بالتلوث البيئي / تحقيق خسائر للمساهمين
المؤتمر الصحفي الفوري : وتعقده المنظمة نتيجة حدوث حدث إخباري آني وسريع مثال ( تعيين مدير عام شركة في منصب وزيراً / حصول المنظمة على جائزة).
المؤتمر الصحفي المنظم : وهو المؤتمر الذي يعقد بشكل دوري


ويحتاج المؤتمر الصحفي إلى (( تخطيط واسع )) ليحقق النجاح المطلوب ، وهذا يتطلب الآتي :

1- إرسال خطابات دعوة لحضور المؤتمر الصحفي لكافة و
سائل الإعلام قبل إنعقاده بفترة تبين فيه الخطوط العامة للمؤتمر وأسبابه ،
وأسم المتحدث فيه ، إلى جانب تاريخ ووقت إنعقاده ، ومكان الأنعقاد .
2- مراعاة أنسب الأوقات لعقد المؤتمر ( وأنسبها من 12 -2 ظهراً )
3- مراعاة إختيار مكان عقد المؤتمر في وسط المدينة بحيث يسهل الوصول له دون
عناء .مع مراعاة أن يكون بالقرب منه مواقف سيارات ، وأن يكون المكان
مناسباً من حيث التبريد والتدفئة والصوت والإضاءة والهواتف والكهرباء ،
وأمكان توصيل التيار الكهربائي التي يحتاجها المصورون الصحفيون
والسينمائيون ، وأن يلحق بمكان المؤتمر قاعة صغيرة تتوفر فيها الأطعمة
الخفيفة والمشروبات .

4- بالنسبة لتنظيم المؤتمر ، يجب أن يقف موظف يحمل شارة
المؤسسة على صدره ويقف بجانب باب الدخول لكي يستقبل المدعوين ، ويسجل
أسماءهم وأسماء المؤسسات الإعلامية التي يمثلونها في سجل خاص ، ويبين لهم
أماكن جلوسهم كما ينبغي إعداد طاولات الكتابة للحاضرين وأوراق وأقلام
لإستخدامها في الكتابة . كما يجب إعداد منصة يقف أمامها المتحدثون وأمامهم
لوحة بأسمائهم ووظائفهم ، وأن تكون اللوحة مقروءة من قبل كافة الحاضرين .
5- بالنسبة لموعد بدء المؤتمر ، يراعى ضرورة الالتزام الكامل بموعد بدء
المؤتمر ، ويبدأ بقراءة البيان إذا كان هناك بياناً ستتم تلاوته أو بحديث
مختصر عن سبب إنعقاد المؤتمر وإتاحة الفرصة للصحفيين لطرح أسئلتهم .
6- إذا قررت منظمة الأعمال تقديم بيان للمشاركين فيفضل أن يكون هذا البيان
مكتوباً من أجل ( ضمان الاقتباس الدقيق للمضمون / إعطاء الفترة الذمنية
الكافية لإستيعاب المضمون / يقلل من جهد الصحفيين في التسجيل الألي لكلمات
المتحدثون في المؤتمر ) .


6- أفلام العلاقات العامة

تستخدم العديد من منظمات الأعمال (( الأفلام )) كوسيلة اتصال بجماهيرها تحقق الأهداف الموضوعة .
وتأخذ هذه الأفلام العديد من المسميات مثل ( الأفلام الوثائقية / الأفلام التعليمية / الأفلام غير المسرحية ) .
يعود تاريخ أول أفلام العلاقات العامة إلى عام 1899 عندما كلفت شركة
Northwest Transportation مصور سينمائياً لتصوير فيلم طوله ثمانية آلاف
قدم ، ثم بدأت شركة (Ford ) في إستخدام هذه الأفلام بشكل مكثف عام 1911
وفي أعقاب الحرب العالمية اتسع استخدام هذه الأفلام في الولايات المتحدة ،
وخاصة في قطاع الطب والصحة من أجل التعليم والتثقيف الصحي تلتها المدرسة
العامة والخاصة والكليات والجامعات ثم منظمات الأعمال الربحية التي أنتجت
أفلاماً لأغراض تعليمية .


أنواع أفلام العلاقات العامة


افلام دفاعية .
أفلام للاتصال الداخلي للعاملين .
أفلام وثائقية عن القطاع الاقتصادي المعني .
أفلام تدريبية .
أفلام تعليمية وإرشادية .
أفلام عامة تناقش مشكلات اجتماعية .
أفلام تسويقية .

مميزات وفوائد إستخدام أفلام العلاقات العامة :


تجمع ما بين الصوت والصورة والدراما والحركة واللون والموسيقى
تعرض لأفكار تحتوي على عواطف ومشاعر وأحاسيس لا يمكن وصفها بشكل مؤثر باستخدام المواد المطبوعة والمسموعة فقط .
تجعل المشاهد يركز اهتمامه على الرسالة التي يتضمنها الفيلم طوال فترة العرض .
يظهر عنصر الزمن واضحاً في كل عملية أو سلسلة من الأحداث في الأفلام .
توفر سجلاً موثوقاً به للأحداث الماضية كالاحتفالات والافتتاح وغيرها .
توضح وتعرض لعمليات لا يمكن مشاهدتها بالعين المجردة .
تقدم الماضي وتقصر المسافات أمام المشاهد .
تكبر الأشياء الصغيرة وتصغر الكبيرة وتبسط ما هو معقد منها .
تجعل المشاهدين أن يشاهدوا بأم أعينهم وبالتالي تزداد درجة مصداقيتها .
10. تتيح إمكانية قياس رجع صدى المشاهدين وتقييم فعالية الفيلم في أحداث التأثير المطلوب
11- تتيح للمشاهد إمكانية تذكر المعلومات المستقاة من الأفلام لفترة أطول من المعلومات المستقاة من مصادر أخرى .

7- لوحة الإعلانات


هي الأداة التي تحقق فائدة عالية جداً إذا استخدمتها
إدارة العلاقات العامة بشكل صحيح . ويظل مفتاح النجاح في إستخدامها هو
إبقائها جذابة مثيرة للإنتباه بحيث يعتاد المارة على الألتفات إليها لقراءة
ما بها ، وتعود العاملين التوجه نحوها لقراءتها .


وتوجد مجموعة من القواعد العامة الواجب مراعاتها عند استخدام لوحة الإعلانات :

يجب أن يكون مكانها واضحاً بحيث يراها الجميع يومياً .
يجب المحافظة على أن تكون اللوحة دائماً نظيفاً ، ومرتبة بشكل جيد وجميل
وجذاب ، بحيث يمكن مشاهدة كافة موضوعاتها بشكل واضح ، وتفادي تكدس المواد
فيها .
يجب أن تحدث موادها باستمرار مع استبعاد المواد القديمة وإحلال الجديدة محلها .
يجب أن تكون المواد مثيرة للأهتمام وذلك بإحتوائها على مزيج من الموضوعات العامة والشخصية .
يجب أن يحدد شخص مسئول عن اللوحة ، بحيث يتبع القواعد التي ذكرت عاليه ويكون مسئولاً عنها بشكل مباشر .

خطوات العمل
في العلاقات العامة


تمر ممارسة وظيفة العلاقات العامة بأربعة خطوات أساسية هي :


تمر ممارسة وظيفة العلاقات العامة بأربعة خطوات أساسية هي :
جمع المعلومات والبحث عن الحقائق من خلال مراقبة اتجاهات الجماهير التي
تتأثر بسياسات وأعمال منظمة الأعمال وآرائها وسلوكها ، والتعرف على الصورة
الذهنية للمنظمة لدى جماهيرها .
صياغة الأهداف وإعداد الخطط والبرامج ووضع الاستراتيجيات وإتخاذ الإجراءات
اللازمة لعرض وجهة نظر المنظمة وإقناع الجماهير ذات العلاقة بها والتعرف
على رجع الصدى لدى الجماهير .
الاتصال بالجماهير .
مراجعة وتقويم أنشطة العلاقات العامة للتحقق من مدى تحقيقها للأهداف المخططة .


1- جمع المعلومات والبحث عن الحقائق


يجب أن يتم جمع البيانات بشكل علمي منظم بهدف تقديم وصف
للأوضاع والحالات المختلفة وفهمها فهماً صحيحاً ، ووضع الفروض حولها وحول
الجماهير ذات العلاقة وحول نتائج عمل العلاقات العامة ذلك بإتباع بالأساليب
العلمية المناسبة .

وتتمثل أهمية البحث العلمي في العلاقات العامة في أنه :

1- ينقل وظيفة العلاقات العامة من وظيفة تعتمد الحدس
والتخمين إلى وظيفة تعتمد على الموضوعية والحقائق والأرقام وتستخدم أساليب
البحث العلمي .
2- جعل وظيفة العلاقات العامة وظيفة عصرية تتقبلها العقلية الإدارية الحديثة التي تستند إلى العلم في كل ما تقوم به من أعمال .
3- يقلل من المخاطر التي تواجهه الإدارة في القرارات التي تأخذها والتي تعتمد على نتائج البحث العلمي .


يقوم البحث العلمي في العلاقات العامة بالوظائف الآتية :

1- تحديد إتجاهات وأراء الجماهير .
2- التعرف على رأي الأغلبية .
3- توفير البيانات اللازمة للتخطيط .
4- تحديد قادة الرأي بين الجماهير .
5- الكشف المبكر عن احتمالات حدوث مشكلات حقيقة مثل عدم الرضا عن بيئة
العمل أو عن منتجات أو خدمة معينة أو عدم صلاحية قنوات اتصالية معينة أو
رسائل محددة ومعالجة كل ذلك قبل حدوثه .
6- تحديد قوة حجج المنافسين وأهميتها ومدى تأثيرها .
7- تحديد الموضوعات الأكثر أهمية وتأثيراً في الجماهير ذات العلاقة .
8- المساعدة في تحديد التوقيت الملائم لبرامج العلاقات العامة .
9- توفير رجع الصدى في تخطيط برامج العلاقات العامة المستقبلية وتنفيذها ومتابعتها .


وبهذا نكون قد وصلنا بكم الى نهاية كورس إدارة
وفن العلاقات العامة ، نتمنى أن يجد كل من يبحث عن مضوع العلاقات العامة أن
يجد ها في هذا الكورس ، والشكر للدكتور هشام البحيري معد هذه المادة ....


وبهذا نكون قد وصلنا بكم الى نهاية كورس إدارة وفن
العلاقات العامة ، نتمنى أن يجد كل من يبحث عن مضوع العلاقات العامة أن يجد
ها في هذا الكورس ، والشكر للدكتور هشام البحيري معد هذه المادة ....


مع تحياتى